Ключевые показатели эффективности – просто про kpi

Ключевые показатели эффективности (англ. Key Performance Indicators, KPI) – измеримый показатель прогресса или успеха какой-либо деятельности, качественная или количественная характеристика определенного процесса в компании. Например, прибыль в рублях, отдача от инвестиций (ROI) в %, количество работ в часах, количество сделок в штуках и так далее.

Для чего нужны kpi

Ключевые показатели эффективности позволяют объединить разные сферы деятельности, отделы, процессы в компании в единую систему для достижения целей. Показатели не просто так «ключевые» — общее количество показателей в организации может быть четырёхзначным, но только часть из них имеет сильное прямое влияние на выполнение стратегических целей.

Именно привязка метрик к целям высшего порядка делает kpi полезной системой, а не просто чем-то, что тратит время персонала на бесконечные отчеты.

Как строится система kpi

7 основных частей построения системы kpi в компании

  1. Постановка стратегических целей компании, цифровых и измеримых
  2. Декомпозиция стратегических целей в тактические, а тех в конкретные задачи и показатели
  3. Создание нулевой точки – измерение текущих показателей по всем процессам
  4. Оцифровка планируемых показателей
  5. Распределение задач по ответственным
  6. Создание системы сбора измерений
  7. Регулярный анализ показателей и принятие управленческих решений

Создание системы kpi

Постановка целей

Стратегические цели должны быть измеримы и выражаться в конкретных цифрах: +30% продаж, снижение себестоимости на 15%, выход на 4 новых рынках, запуск линейки из 4 продуктов. Цели должны быть выполнимы, желательно по верхней планке возможного.

Декомпозиция

Стратегические цели распределяются по составным более мелким, те в свою очередь еще по более мелким и так далее. В итоге получаем конечные задачи.

Нулевая точка

Для того, чтобы адекватно оцифровать задачи – требуется понимание текущего положения дел. Все нужные показатели измеряются и собираются, образуя актуальную картину.

Оцифровка

Каждый процесс измеряется в реальных цифрах, качественные показатели стандартизуются и тоже оцифровываются. Как, например, оценить качество телефонного звонка? Создать скрипт, присвоить каждому блоку скрипта бальную оценку, затем прослушать все звонки и присвоить цифровую оценку.

Распределение задач по ответственным

В первую очередь, необходимо определить ответственного за выполнение каждой задачи и каждой метрики и определить людей, кто будет осуществлять сбор информации.

Далее: распределить задачи по исполнителям, донести цель сбора kpi, замотивировать вести систему добровольно (необязательно материально). Цель и её измерение уже сами по себе повышают мотивацию.

Система сбора измерений

Чем проще собирать метрики и чем меньше «мусорных» данных, тем легче обеспечить эффективность системы и дальнейший анализ. Как у самих задач, так и у сбора данных должен быть конкретный ответственный (и тот, кто может его заменить в случае отсутствия). Система сбора может быть бумажной, вестись в отдельных табличных файлах, может заполняться онлайн или с помощью специальной системы. Все зависит от сложности организации и бюджета.

Анализ и решения

Конечный итог всей системы – выполнение стратегических целей и возможность принятия правильных управленческих решений руководителем организации.

В результате, система kpi даёт возможность оценить эффективность любого отдела компании и любого процесса, увидеть слабые и сильные места, перераспределить ресурсы и достичь желаемые цели.

Еще статьи