Для чего нужны kpi
Ключевые показатели эффективности позволяют объединить разные сферы деятельности, отделы, процессы в компании в единую систему для достижения целей. Показатели не просто так «ключевые» — общее количество показателей в организации может быть четырёхзначным, но только часть из них имеет сильное прямое влияние на выполнение стратегических целей.
Именно привязка метрик к целям высшего порядка делает kpi полезной системой, а не просто чем-то, что тратит время персонала на бесконечные отчеты.
Как строится система kpi
5 основных частей построения системы kpi в компании
- Постановка стратегических целей компании, цифровых и измеримых
- Декомпозиция стратегических целей в тактические, а тех в конкретные задачи и показатели
- Создание нулевой точки – измерение текущих показателей по всем процессам
- Оцифровка планируемых показателей
- Распределение задач по ответственным
- Создание системы сбора измерений
- Регулярный анализ показателей и принятие управленческих решений
Создание системы kpi
Постановка целей
Стратегические цели должны быть измеримы и выражаться в конкретных цифрах: +30% продаж, снижение себестоимости на 15%, выход на 4 новых рынках, запуск линейки из 4 продуктов. Цели должны быть выполнимы, желательно по верхней планке возможного.
Декомпозиция
Стратегические цели распределяются по составным более мелким, те в свою очередь еще по более мелким и так далее. В итоге получаем конечные задачи.
Нулевая точка
Для того, чтобы адекватно оцифровать задачи – требуется понимание текущего положения дел. Все нужные показатели измеряются и собираются, образуя актуальную картину.
Оцифровка
Каждый процесс измеряется в реальных цифрах, качественные показатели стандартизуются и тоже оцифровываются. Как, например, оценить качество телефонного звонка? Создать скрипт, присвоить каждому блоку скрипта бальную оценку, затем прослушать все звонки и присвоить цифровую оценку.
Распределение задач по ответственным
В первую очередь, необходимо определить ответственного за выполнение каждой задачи и каждой метрики и определить людей, кто будет осуществлять сбор информации.
Далее: распределить задачи по исполнителям, донести цель сбора kpi, замотивировать вести систему добровольно (необязательно материально). Цель и её измерение уже сами по себе повышают мотивацию.
Система сбора измерений
Чем проще собирать метрики и чем меньше «мусорных» данных, тем легче обеспечить эффективность системы и дальнейший анализ. Как у самих задач, так и у сбора данных должен быть конкретный ответственный (и тот, кто может его заменить в случае отсутствия). Система сбора может быть бумажной, вестись в отдельных табличных файлах, может заполняться онлайн или с помощью специальной системы. Все зависит от сложности организации и бюджета.
Анализ и решения
Конечный итог всей системы – выполнение стратегических целей и возможность принятия правильных управленческих решений руководителем организации.
В результате, система kpi даёт возможность оценить эффективность любого отдела компании и любого процесса, увидеть слабые и сильные места, перераспределить ресурсы и достичь желаемые цели.
